Frågor och svar om nya semesteravtalet

Till sidan om semester för undervisande och forskande personal

Vilka omfattas av avtalet?

Alla lärarkategorier som framgår av anställningsordningen för Uppsala universitet, samt anställda med benämningen forskare, postdoktor, doktorand, assistent med doktorandtjänstgöring och amanuens.

När det står lärare i avtalet gäller det också doktorander?

Ja, lärare är i detta fall ett samlingsbegrepp för alla som omfattas av avtalet. Det kan bli lite otydligt särskilt som:

lärare enligt anställningsordningen har årsarbetstid,
doktorander och assistenter med doktoranduppgifter har årsarbetstid medan
forskare, postdoktorer och amanuenser har kontorsarbetstid.

Saco-S-föreningen menar att forskare och postdoktorer också borde ha årsarbetstid, eftersom att deras arbetsuppgifter är desamma som lärarnas (forskning och undervisning). Skillnaden mellan dessa grupper är att forskares och postdoktorers huvudarbetsuppgift är forskning och de får endast undervisa upp till 20 %.

Gäller avtalet även de som har förenade tjänster?

Ja, det gäller även lärare med en anställning förenad med annan anställning eller med uppdrag hos annan arbetsgivare, det vill säga de som ibland slarvigt kallas ”förenade anställningar” eller ”förenade tjänster”.

Ansöka om semester senast 31 mars

Behöver man söka all semester inklusive evenetuell sparad semester man vill ta ut för hela året senast den 31 mars?

Ja, grunden är att du senast 31 mars söker all semester, inklusive om att spara semester och om att ta ut sparad semester.

Ska man söka alla sina semesterdagar senast 31 mars, eller räcker det med att söka 20 dagar?

Det är tänkt att man ska planera för alla sina semesterdagar senast 31 mars. Det vill säga söka ledigt för de dagar som man önskar vara ledig och ansöka om att få spara de dagar som man vill spara.

Handlar det om att bara ansöka om semester för sommaren?

Det handlar om all semester under året, samt om möjligheten att spara och ta ut sparad semester.

Vem vill planera vinterns semester så tidigt?

Enligt det gamla avtalet har undervisande och forskande personal som har haft schablonsemester inte haft rätt till semester under vintern. Schablonsemestern innebar att alla semesterdagar var slut i augusti. Det innebar att om prefekten kallade till möte dagen innan julafton eller i mellandagarna, då behövde medarbetaren infinna sig för att inte riskera att anklagas för arbetsvägran.

Med det nya avtalet, har medarbetaren en möjlighet att planera sin semester, så att det finns dagar kvar till vinterns semester. Vi håller med om att det är tidigt, men det är så det fungerar på stora delar av arbetsmarknaden.

Avtalet gör det också möjligt för medarbetaren att komma överens med prefekt/motsvarande om att registrera vinterns semesterdagar i Primula vid ett senare tillfälle. Dock behöver det vara registrerat och attesterat av prefekten senast 15 september om de inte ska automatiskt förläggas enligt den fasta modellen.

Vårt råd är att planera in det ni vet och sedan justera i efterhand om ni vill flytta någon dag hit eller dit. För arbetsgivarens del handlar det om att kunna göra läsårets tjänstgöringsplaner i god tid och därför veta om någon avser att spara dagar eller ta ut sparade dagar, i och med att det påverkar årsarbetstiden för dem som har årsarbetstid.

Årsarbetstid har alla som är lärare enligt universitetets anställningsordning och alla doktorander, men alltså inte forskare, postdoktorer eller amanuenser. Forskare, postdoktorer och amanuenser har kontorsarbetstid enligt TA-avtalet.

Hur gör man om man vill ha lediga dagar runt årsskiftet? Kan/ska man ansöka om semester för januari 2027 redan nu senast 31 mars i år?

Vårt råd är att du söker semestern så snart du vet vilka dagar som du vill vara ledig i början på det nya året. Arbetsgivaren behöver meddela dig senast två månader innan ledigheten om du får ledigt. Sedan kan arbetsgivaren bevilja ledighet med kortare varsel också. Detta är bara för att medarbetaren ska vara säker på om hen har fått ledigt eller inte. Det kan vara viktigt om en vill boka en resa för familjen.

Om jag vill ha semester innan 31 mars, söker jag då innan 31 mars?

Ja, då söker du dagarna så snart som möjligt i Primula, för att kunna få besked i god tid. Enligt semesterlagen behöver arbetsgivaren lämna besked senast två månader innan ledigheten.

Går det att dra tillbaka semester och ändra om det behövs efter den 31 mars?

Det är möjligt att ansöka om att ta tillbaka semesterdagar och lägga dem vid annan tid.

Det är också möjligt att komma överens med prefekt/motsvarande om att registrera semesterdagar för höst och vinter i Primula vid ett senare tillfälle. Dock behöver det vara registrerat och attesterat av prefekten senast 15 september. I annat fall kommer dessa dagar att registreras som att de är uttagna under sommaren enligt fast modell.

Finns det möjlighet att söka endast 20 dagar den 31 mars och söka resterande vid en annan tidpunkt om man har en överenskommelse med närmaste chef?

Ja, det stämmer om närmaste chef är prefekt/motsvarande, eftersom att det är prefekt/motsvarande som ska godkänna semesteransökningarna i Primula. Viktigt i sammanhanget är att resterande dagar behöver vara registrerade och attesterade av prefekten senast 15 september om de inte ska automatiskt förläggas enligt den fasta modellen.

Vad händer om jag bara söker 25 dagar till 31 mars utan explicit överenskommelse med arbetsgivaren?

Då läggs den kvarvarande semestern ut enligt fast modell med start från midsommaren och framåt till det att de kvarvarande dagarna är slut.

Om man har ansökt om 20 dagar i sommar och har i samråd med chefen kommit överens om att de resterande 15 kommer tas under hösten - ska de dagarna då skickas in som 15 sparade dagar och sedan ansökas om på hösten?

Nej, de ska inte läggas in som sparade dagar, om det är så att du avser att ta ut semestern under hösten. Sparad semester innebär att arbetsgivaren behöver planera in dig på fler timmar den terminen som du sparar semester. Det skulle bli fel i planeringen om du angav att du vill spara semester, men sedan tar ut dagarna som ledighet. Då kommer du att ha jobbat mer än du borde.

Det du istället bör göra är att komma överens med prefekt/motsvarande om att registrera årets resterande semesterdagar i Primula vid ett senare tillfälle. Dock behöver det vara registrerat och attesterat av prefekten senast 15 september om de inte ska automatiskt förläggas enligt den fasta modellen.

Schemat är ju inte satt 31 mars, det går ju inte att veta hur höstterminen ser ut?

Tanken är att verksamheten ska ha en tillräckligt bra koll på när kurserna ges och ungefär vilka lärare som ska undervisa de olika kurserna, så att lärarna ska kunna planera sin semester. Sedan kanske inte alla veckodagar och salar är spikade ännu, men vi menar att det är bra om det görs i samråd med berörd lärare.

Undervisningen/tjänstgöringsplanen ska vara klar innan terminsstart/kalenderårsstart? Men schemaläggningen är sällan klar före 31 mars och vi känner inte till studentantal. Vad är rekommendationen från facket till prefekter och studierektorer för att hantera detta?

Självklart spelar antalet studenter roll för kursplaneringen och vi vet också att det finns ämnen där detta kan variera kraftigt mellan de olika terminerna.

Prefekter och studierektorer bör veta vilka kurser som de har planerat att ge under kommande terminer. De bör veta när kurserna ges och vilka lärare som har kompetensen att ge undervisningen. Då är det bra att i god tid i samråd med de berörda lärarna planera både tjänstgöringsplaner och semesterplaner, så att lärarna ska kunna att planera in sin semester.

Avtalet gör det också möjligt komma överens med prefekt/motsvarande om att registrera semesterdagar i Primula vid ett senare tillfälle. Dock behöver det vara registrerat och attesterat av prefekten senast 15 september om de inte ska automatiskt förläggas enligt den fasta modellen. För att det inte ska uppstå oklarheter om vad ni kommit överens om, behöver överenskommelsen finnas dokumenterad på något sätt.

Öppnar inte det nya avtalet för att chefer tillämpar som strikt regel att söka all semester senast 31 mars?

Ja, i avtalet står datumet 31 mars och arbetsgivaren har rätt att kräva att semesteransökan skickas in då. Just detta datum var en av punkterna som var viktig för arbetsgivarparten och i och med att det är samma datum som står i det centrala avtalet och också det samma datum som gäller för alla andra anställda vid universitetet, kunde vi inte komma längre i den frågan.

Om vi hade varit avtalslösa lokalt på universitetet, då är det fortfarande den 31 mars som hade gällt för alla anställda.

Men avtalet tillåter att du i samband med att du söker sommarsemestern kan komma överens med prefekt/motsvarande om att registrera årets resterande semesterdagar i Primula vid ett senare tillfälle. Dock behöver det vara registrerat och attesterat av prefekten senast 15 september om de inte ska automatiskt förläggas enligt den fasta modellen.

Det känns onödigt komplicerat att behöva ansöka om all årets semester till 31 mars. Hos andra arbetsgivare är det enklare genom att man ansöker inför sommaren innan ett visst datum, men annars ansöker löpande och i dialog med chefen som attesterade vid varje tillfälle. Det behövdes inga undantag eller överenskommelser. Varför är detta inte möjligt med ett sådant avtal?

Vi kan bara hålla med om att det hade varit bättre för oss medarbetare med ett system där medarbetare kan söka sin semester kan sökas löpande, alternativt att sommarsemestern hanteras i särskild ordning men att resterande dagar hanteras löpande.

Arbetsgivarparten i förhandlingen var inte intresserad av något sådant, utan datumet 31 mars var viktig för dem. Datumet kommer från det centrala avtalet och om vi hade varit avtalslösa lokalt på universitetet, då är det fortfarande den 31 mars som hade gällt för alla anställda.

Dock medger avtalet att om du kommer överens med prefekt/motsvarande om att registrera semesterdagar i Primula vid ett senare tillfälle. Dock behöver det vara registrerat och attesterat av prefekten senast 15 september om de inte ska automatiskt förläggas enligt den fasta modellen. För att det inte ska uppstå oklarheter om vad ni kommit överens om, behöver överenskommelsen finnas dokumenterad på något sätt.

För arbetsgivarens del handlar det om att kunna göra läsårets tjänstgöringsplaner i god tid och därför veta om någon avser att spara dagar eller ta ut sparade dagar, i och med att det påverkar årsarbetstiden för dem som har årsarbetstid.

Semester enligt fast modell

Vad händer om man tar semester enligt fast modell, alltså inte ansöker före 31 mars, men sedan behöver arbeta med forskning under sommaren pga revision av manus, ansökningar eller annan forskning som behöver göras?

Då behöver medarbetaren ansöka om att återta semester. Om arbetsgivaren anser att arbetstagaren ska vara ledig och inte arbeta under de aktuella dagarna, då kan arbetsgivaren neka arbetstagaren att ta tillbaka ledigheten, detta är reglerat i semesterlagen. Det innebär naturligtvis att arbetet inte blir gjort och kan ytterst drabba arbetsgivaren om medarbetaren inte når viktiga deadlines för forskningsansökningar och rapporteringar.

Om det skulle bli problem med detta, kontakta då oss, så ska vi försöka hjälpa till på bästa sätt. Det är viktigt för oss att få reda på när avtalet inte fungerar, så att vi ska kunna skruva på det och få till ett fungerande avtal.

Du kan alltid försöka komma överens med arbetsgivaren om att flytta semesterdagarna till en annan tid.

Man behöver alltså i så fall aktivt ta tillbaka semestern? Hur gör man det? I Primula?

Ja, i Primula.

Om man ska åka på tjänsteresa/konferens under sommaren (efter midsommar), läggs då semestern med automatik ut efter att man kommer tillbaka eller måste man då ansöka manuellt om semester?

Om du planerar att åka på tjänsteresa/konferens under sommaren, behöver du söka semestern den 31 mars för att vara säker på att få åka på tjänsteresan/konferensen.

Om det är så att du den 31 mars inte vet att du ska åka på tjänsteresa/konferens under sommaren, då bör du så snart som möjligt söka om att återta semester för dessa dagar. Det görs inte automatiskt. Viktigt i sammanhanget är också att om du arbetar när du borde vara ledig, omfattas du inte av universitetets försäkringar.

Sedan ansöker du om när du vill ha dagarna istället. Om du inte har sökt och fått beviljat de kvarvarande dagarna senast den 15 september, då kommer de att läggas ut automatiskt i enlighet med den fasta modellen. Det innebär att om du har all semester lagd enligt den fasta modellen, då har du inte rätt att vara ledig under hösten eller vintern.

Många lärare orkar inte med "ytterligare en blankett" och risken finns att detta blir en mödosam tjänsteadministrativ arbetsuppgift. Får de som inte känner behov slippa primula 31 mars och behålla schablon?

Om det är så att du vill ha all din semester från och med midsommar och tills att alla dagar är slut, enligt den fasta modellen, då behöver du inte ansöka om semester den 31 mars.

Vi vet att det gamla avtalet med schablonsemester har tillämpats på ett sätt som har inneburit att undervisande och forskande personal har haft eller inte haft semester lite när det har passat dem. Det var en tillämpning som bröt mot avtalet och där medarbetare hamnade i kläm på många olika sätt. Det är därför parterna valt att inte använda termen schablonsemester i det nya avtalet, utan semestern efter midsommar kallas för semester enligt fast modell.

Både medarbetare och arbetsgivare behöver veta när medarbetaren har semester. Det har inte alltid varit så, vilket det nya avtalet försöker komma till rätta med. Vi har medarbetare som inte har varit lediga på flera år och de har trott att semestern då har sparats. Det är en av de sakerna vi försöker komma till rätta med i och med detta avtalet.

Doktorander och semester

Om man som doktorand och får sitt nya anställningsavtal varje år i juni och det gäller september-augusti, dvs, i mars i år har jag ingen anställning efter augusti registrerad i Primula. Hur ska jag ansöka om all semester då?

Just doktorandernas situation är en av de viktigaste delarna med detta avtal. Även doktoranderna ska kunna få planera in semester.

Vi vet också att det inte är helt ovanligt att doktoranders anställningsavtal löper till halvårsskiftet och att alla semesterdagar inte finns på plats i Primula den 31 mars. Du har helt rätt i att det då inte går att söka all semester på en gång. Det vi har skrivit i avtalet är att doktorandernas semester ska dokumenteras på något sätt, exempelvis i den individuella studieplanen (ISP). Det som är bra med ISP:n är att den är mindre trubbig än Primula.

Så, vårt råd är att:

sök den semester du kan och vill senast 31 mars,
kom överens med institutionen om när du vill och kan ha resterande semester,
dokumentera semestern, exempelvis i den individuella studieplanen
lägg in resterande semester i Primula så att den kan attesteras av prefekt senast den 15 september.
glöm inte bort att du har rätt att spara semester till senare år om det är så att du inte hinner vara ledig på grund av olika typer av deadlines
slutligen: glöm inte bort att det är viktigt att ta ledigt!

Ska doktoranders semester in i ISP? Den revideras varje år i oktober/november hos oss så hur ska de veta om semester för nästa år då? Måste vi ändra tiden för ISP-revidering?

Det vi har skrivit är att doktorandernas semester ska dokumenteras. Vi diskuterade ISP:n i och med att det är ett planeringsverktyg och det är bra att kunna planera semestern i samband med att doktoranden planerar det kommande årets utbildning, forskning och eventuell undervisning.

Det måste inte vara i ISP:n. Det skulle kunna vara en bilaga till ISP:n, men den behöver stämma överens om det som står i ISP:n. Det får inte vara så att det i ISP:n står att doktoranden ska ut på fältarbete under sommaren, men att doktoranden har semester enligt fast modell.

Det är viktigt att doktorander också har rätt till semester, rätt till ledighet. Handledare ska inte kunna kräva in artiklar och bokkapitel när doktoranden är ledig. Om handledaren kräver att doktoranden ska arbeta under sommaren, då ska doktoranden ansöka om återtagande av semester. Det här är en av de delarna som inte alls fungerade med det gamla avtalet.

Föräldraledighet och semester

Det känns sämre för mig och sämre för universitet eftersom jag som förädlaledig blivit ombedd att inte ha schablonsemester för att det ska funka med lön. Nu måste jag alltså boka hela årets semester och kommer inte gå stackarna på lön till mötes.

Om du inte söker semester utan låter den fasta modellen löpa, borde det inte bli någon skillnad mot tidigare. När semesterdagarna krockar med föräldraledigheten sparas de. Du borde kunna ta ut semester under hösten och vinter, men då behöver du komma överens med prefekt/motsvarande om att registrera vinterns semesterdagar i Primula vid ett senare tillfälle. Dock behöver det vara registrerat och attesterat av prefekten senast 15 september för att det ska vara smidigt för löneenheten.

Betyder det här att man behöver söka föräldraledighet för hela året före 31 mars?

För föräldraledighet gäller att du ansöker om det 2 månader innan den ska börja. Om du vill söka någon semester för året så behöver du söka om semesterledighet senast den 31 mars. I annat fall kommer semester enligt fast modell tillämpas och semesterdagarna kommer att läggas ut. När semesterdagarna krockar med föräldraledigheten sparas de.

Övrigt

Chefer som godkänner har väl ingen koll på när undervisningen ligger för en forskare. Så det kan väl leda till problem?

Chefen som godkänner semestern för en forskare bör ha koll på undervisningen eller åtminstone stämma av med en person som har koll. Det är en av grundpremisserna för att kunna planera semestern.

Varför har Saco-S valt att byta ett avtal som väldigt många var väldigt nöjda med utan att det har varit någon diskussion med medlemmar?

Saco-S har vid flera tillfällen de senaste åren bjudit in alla medlemmar till samtal om semesteravtalet. Vi har tagit med oss det medlemmarna har skickat med oss till förhandlingarna.

I de fall som arbetsgivare och arbetstagare har följt det tidigare avtalet, och medarbetaren har varit nöjd, där tror vi inte att det nya avtalet kommer att påverka medarbetarna nämnvärt. Den fasta modellen liknar schablonsemestern på så sätt att den läggs ut i sin helhet efter midsommar om den undervisande eller forskande personalen inte ansökt om att förlägga sin semester annan tid.

Vår avsikt har varit att förbättra situationen för de medarbetare där det tidigare avtalet aktivt använts mot dessa medarbetare. Det har främst handlat om våra doktorander, postdoktorer och internationella medarbetare, men i vissa fall även mot lektorer och professorer där det har funnits andra bakomliggande oenigheter.

Det nya avtalet skriver fram att medarbetaren har en möjlighet att planera sin ledighet, så att semesterdagarna inte bara försvinner trots att arbetsgivaren vill att medarbetaren ska arbeta. Det kan handla om att hålla i undervisning (inkl handledning), rätta tentor, delta på konferenser, utföra fältarbete, skriva avhandling och så vidare. Om medarbetaren inte kan ta ledigt på sommaren, då ska det vara möjligt att ta ut den vid ett annat tillfälle. Saco-S-föreningen har för avsikt att följa upp hur avtalet efterföljs, för att säkerställa att inga medarbetare ska drabbas omedvetet om att deras semester förvinner, något som ofta har skett med det gamla avtalet.

Det nya avtalet gör det också möjligt att spara semesterdagar och ta ut sparade semesterdagar. Det står i vårt centrala avtal sedan länge, men det har inte tillämpats vid Uppsala universitet för undervisande och forskande personal. Det kan finnas många skäl till att vilja spara dagar till en lite längre semester ett annat år.